We've come a long long way together Through the hard times and the good
Eva start op 1 januari a.s. bij haar nieuwe werkgever. Op haar laatste werkdag, tijdens haar laatste werk uur bij onze werkgever, neemt zij de moeite nog nog even terug te kijken op mijn afgelopen jaar, ter voorbereiding op mijn jaarbeoordeling. Die beoordeling begin volgend jaar moet ook iets zeggen over hoe mijn waarde kan blijven ontwikkelen.
Lange tijd hebben we veelal bij verschillende klanten ons werk gedaan. We delen onze verbondenheid met transformeren, Agile en publieke sector en pas in 2018 hebben we elkaar meer leren kennen. Het moet gezegd: het initiatief en de intentie om elkaar beter te leren kennen kwam grotendeels van Eva.
Tot voor kort dacht ik dat die belangstelling gewoon bij haar rol hoorde. Eva was het afgelopen jaar de teamlead van het Agile Transformation clubje waartoe ik behoor. Achteraf een beetje lui oordeel. Makkelijk en niet juist. Op het tweede gezicht is Eva een binder en stuwer van mensen en talenten. In haar nieuwe rol als programma manager zal dat binden en stuwen best een grote kracht zijn. Als moeder hoor ik haar al zeggen. “Kom op, laten we gaan, je kunt het” Bij Eva wil je kind en teamlid zijn.
De dag voor het gesprek met Eva had ik een groep scrum masters bijeen in een Scrum Autumn, een Guild waar scrum masters iedere week naar uitkijken om met elkaar betekenis te geven aan tal van zaken die voor scrum masters een rol spelen. Dit keer was het onderwerp plannen:
Wat is eigenlijk agile aan plannen?
Hoe ga ik om met team die te optimistisch plannen
Agile plannen?
Om dichter bij de betekenis van Agile plannen te komen, maken we gebruik van negatief redeneren: Door te beschrijven wat agile plannen niet is, krijgen we meer grip op wat het wel is. Onder de noemer niet Agile plannen vallen woorden als “in beton gegoten’, ‘bij start alles in detail inplannen’, ‘niet afstemmen met de gebruikers’ en ‘afspraak is afspraak’,
Dat laatste vraagt om een toelichting. Waarom geen afspraak is afspraak? We willen toch zeker resultaten leveren?
Zoals Ralph Stacey in zijn framework mooi heeft aangegeven is Agile plannen met name geschikt voor vraagstukken die complex zijn. Wanneer er sprake is van onduidelijkheid over het resultaat en onenigheid over het resultaat (en vaak over de weg er naartoe) dan spreken we complexe vraagstukken.
De mensen in de Scrum Autumn denken bijvoorbeeld aan iedere week een pizza margherita bakken. Dan weten we wat we moeten doen en kunnen we ons aan een afspraak houden en op tijd met de afgesproken kwaliteit pizza leveren. Wanneer we nog nooit een zalmsoufflé gemaakt hebben, kan dat niet. Zeker niet omdat niet iedereen van zalm houdt. Pizza margherita is simpel, zalmsoufflé is complex.
We bespreken ook dat ook onder zogenaamde agile coaches, in het bijzonder degene die met SAFe actief zijn, het bakken van een routine pizza als het bakken van een zalmsoufflé wordt aangevlogen. Woorden als commitment, resultaat, controle in en scrum of scrums, verantwoording vragen vliegen dan door de lucht. Terwijl woorden als voorspelen, waarderen en leren beter op hun plaats zouden zijn
Waarde voorspellen
Complexe vraagstukken laten zich moeilijk inschatten wat betreft waarde en inspanning. Een bruikbare aanpak is bij de sprintplannen een lijn te trekken van 1 – 100 volgens de Fibonacci reeks.
Om de waarde te bepalen kun je met gebruikers het in te plannen werk vragen te
positioneren op de range van 1 tot 100, waarbij 100 de hoogste relatieve waarde vertegenwoordigt. Vraag de groep gebruikers eerst te komen met het werk (op een post-it) van de geringste waarde, leg die bij 1.
Vraag uit waarom en schrijf de redenen bij 1. Vraag de groep met meer werk te komen en plaats ook hiervan de post-its bij 1. Eventueel voeg je extra argumenten toe.
Daarna vraag je de groep omhoog te klimmen met de waarde die het werk heeft en de argumenten die erbij horen. Dat kan soms leiden tot pittige discussies over lastig te vergelijken werk. Die discussies zijn de weg en in acht nemen van çost of delay helpt daarbij. Uiteindelijk heb je een overzicht vanaf 1 tot laatste inschatting van de waarde van het in te plannen werk en de criteria die erbij horen.
Los hiervan kan het team vergelijkbaar de omvang van het werk relatief schatten, startend bij de het werk van de kleinste omvang en opklimmend naar de relatief grootste omvang. Ook hier zijn de argumenten en criteria opschrijven van belang.
Wanneer dit voorspellen van waarde en omvang van het werk gedaan is, heeft er al een eerste moment van samen leren plaatsgevonden: samen hebben zij waarde en omvang relatief voorspelt en is betekenis gegeven aan de voorspelling.
Leren van voorspellen
Waarde en omvang tegen elkaar afwegen en de capaciteit van het team (velocity, beschikbaarheid) in acht nemen, leidt al snel tot een planning. We kunnen starten!
Het tweede belangrijke moment van leren is later wanneer de sprint voorbij is. Dan kan het team opnieuw het werk van de reeds gedane sprint plannen (alsof het nieuw is), nu met de ervaring van de uitvoering in de sprint.
In de praktijk blijkt dat er dan nogal wat werk optimistisch ingeschat is en dat is okay! Dit opnieuw plannen biedt weer een kans om samen te leren: welke criteria hebben wij over het hoofd gezien? Wat kunnen we nu anders inschatten? Voeg die toe bij de reeds bekende redenen per punt. Zo ontstaat er een verbeterde schaal, waarmee het team gelijk de volgende plansessie aan de slag kan om het werk beter te leren voospellen.
Een vergelijkbaar proces van opnieuw inschatten van waarde kan plaatsvinden met de stakeholders en gebruikers, voorafgaand aan een volgend moment van inschatten van waarde. Ook hier ontstaat een beter leren inschatten.
Kom, laten we gaan, je kunt het!
Het allerbelangrijkste wellicht van deze manier van schatten, is het waarderen van elkaar en de betekenis leren kennen die het werk geeft. En dan denk ik terug aan het gesprek met Eva. De hele papieren rompslomp van zo'n beoordelingsmoment kan mij gestolen worden. En toch… die ene zin die Eva uitsprak: “als er een iemand is die ik afgelopen jaar heb ontdekt, dan ben jij het wel”. Het zegt veel over haar, over de wijze waarop zij belangstellend de wereld inkijkt, mensen in haar nabijheid observeert en openlijk waardeert, stimuleert en loslaat. En als zij dan haar kwetsbaarheid toont en zich hardop de opwindende spanning uit die er altijd is als je een nieuwe stap zet, zeg ik op mijn manier “kom, laten we gaan, je kunt het!’
Deze is voor jou Eva.
I have to celebrate you baby I have to praise you like I should